"Mijn documenten" verplaatsen

Deze tekst als aanvulling op het FGPC Workshopboekje documentenbeheer.

 

1. Het veilig stellen van je persoonlijke gegevens

Persoonlijke gegevens nooit op de C schijf
Zet persoonlijke gegevens, eigen data, foto's, mail, enz., nooit op de C schijf, maar op een andere partitie of schijf... een data schijf.
Zo voorkom je dat je ze verliest bij het overschrijven van je Windows of bij 't terugzetten van een back-up.
Standaard maakt Windows de map “Mijn documenten” op dezelfde schijf of partitie aan als die waarop Windows is geïnstalleerd. Een virus, een crash... en 't is zover, je C-schijf met windows erop is naar de vaantjes... En dat gebeurt sneller dan je denkt. Dan ben je al je data kwijt, foto's, teksten, muziek, video's... een ramp!

 

De belangrijkste tip is het scheiden van de persoonlijke data van het besturingssysteem, door Windows (inclusief programma's) op de C:-schijf te installeren en de persoonlijke bestanden naar een aparte datapartitie (D:) te verplaatsen. Zie voorbeeld hieronder.

 

Hierdoor is het niet alleen gemakkelijker een  back-up van je persoonlijke bestanden te maken, maar wordt het ook mogelijk een systeemback-up te maken én op een later tijdstip zonder verlies van data weer terug te zetten.
Dit is een eenmalig werkje waar nog lang plezier aan kan worden beleefd.


2. Wat is “Mijn documenten”?

De map “Mijn documenten” is een persoonlijke data-map. Je kan deze map gebruiken om eigen documenten op te slaan, email bijlagen of andere bestanden, muziek, foto’s, films, enz. Je bent ook heer en meester over deze map: gooi alle bestanden op 1 grote hoop of breng structuur aan in je persoonlijke map d.m.v. sub-mappen... je bepaalt het helemaal zelf. (Zie Workshopboekje over de indeling van de mappen op de dataschijf)

 

Zo kan een PC systeem eruit zien, met bv twee harde schijven, waarvan er een de C is met Windows en software op en de andere schijf is de data schijf die uit drie partities bestaat. Hieronder een voorbeeld van mijn eigen computer met een SSD als C schijf en een harde schijf als data schijf, met drie partities, P, S en M.

 

Ga je later een reservekopie van de systeemschijf, waarop Windows is geïnstalleerd dus, terugzetten dan loop je het gevaar dat de map “Mijn documenten” wordt overschreven en je dus belangrijke bestanden kwijt kunt raken. 
Het is dan ook verstandig om de map “Mijn documenten” op een andere schijf of partitie te plaatsen dan die waarop Windows is geïnstalleerd, niet op de C schijf dus.

Hoeveel keer hoeft het nog gezegd dat dit een MUST is voor veiligheid en welzijn van je datagegevens!

Het gaat om de gegevens die niet verloren mogen gaan, zoals de persoonlijke documenten, muziek, video's, gedownloade software, email enz. 
Deze gegevens worden namelijk tijdens een herinstallatieprocedure overschreven.
En denk niet “Och, mij zal het wel niet overkomen…” Vroeg of laat, morgen of volgend jaar… heb je prijs en ben je alles kwijt… de foto’s van je schoonmoeder, maar erger al je andere foto’s en belangrijke documenten, adresboeken, mails en data, die je nooit meer kan terugkrijgen.

 

3. Hoe verplaatsen we die map “Mijn documenten”?

De standaardlocatie van de map “Mijn documenten” wijzigen in Windows 8 en 7.
Het is alleen mogelijk de persoonlijke mappen te verplaatsen wanneer op het bijbehorende account is ingelogd.

Nieuwe map “Mijn documenten” aanmaken op de D schijf
Voordat de bestanden in de nieuwe map “Mijn documenten” kunnen worden overgezet, moet eerst vanuit de Windows Verkenner of Totalcommander een nieuwe map op de datapartitie worden aangemaakt.
(bijvoorbeeld D: of P:\Mijn documenten).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Maak dus op je Data partitie, dit kan de D schijf of een andere schijf/ partitie zijn, een nieuwe map “Mijn documenten” aan. (zie fig. hierboven)

De nieuwe opslaglocatie aan Windows kenbaar maken
In de instellingen van Windows is vastgelegd welke locatie (map) moet worden gebruikt voor het opslaan van de persoonlijke gegevens. Alleen het verplaatsen van de bestanden is dus niet voldoende, de nieuwe opslaglocatie zal vervolgens ook nog eens aan Windows kenbaar moeten worden gemaakt. Zijn de persoonlijke mappen op de gebruikelijke wijze verplaatst, dan worden de instellingen voor de gewijzigde opslaglocatie meestal automatisch doorgevoerd.
Let op: Verplaats de mappen met persoonlijke bestanden zo snel mogelijk na het (her)installeren van Windows, het liefst nog voordat extra software wordt geïnstalleerd. Wordt een persoonlijke map namelijk verplaatst zonder de geïnstalleerde programma's daarvan op de hoogte te brengen, dan is het logisch dat deze de bestanden niet meer kunnen vinden...

Ga met Verkenner of Totalcommander naar de origine map mijn documenten op je C schijf. Klik met de rechter muisknop op de originele map “Mijn documenten”.
Dat kan zijn:
C:\Gebruikers\inlognaam\Documenten
C:\Gebruikers\inlognaam\Mijn documenten

C:\Users\inlognaam\Documents

Kies Eigenschappen

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


Kies voor het tabblad Locatie. Klik op de knop Verplaatsen. (Zie fig. hieronder)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Tip: Als je het tabblad Locatie niet te zien krijgt in het venster Eigenschappen... Neem dan eens een andere map, bv in plaats van Mijn documenten, neem je documents...

Navigeer naar de reeds aangemaakte map D:\inlognaam\Mijn Documenten
en klik op de knop Map selecteren. (Zie fig.)

 

Nu komt het nieuwe pad in het veld te staan, waar je dus je map wil hebben.

 

Klik tot slot op de knop Toepassen om niet alleen de complete map Mijn documenten (inclusief bestanden) automatisch naar de nieuwe locatie te verplaatsen, maar tegelijkertijd ook Windows te informeren over de nieuwe opslaglocatie.

Je gaat nu pop-up een venster krijgen om je map te verplaatsen.
In dat venster kan je Ja of Nee klikken… of annuleren.

 

Klik op Ja, als je al documenten in je map “Mijn documenten” op de C schijf hebt… al de bestanden worden naar de nieuwe map op de dataschijf gekopieerd.
Kijk na of alles gelukt is en of alles in deze nieuw map staat.

Klik op Nee als je al eerder deze data-map op je D schijf had staan (en er dus al alles instaat) en nu bv. een nieuwe Windows hebt geïnstalleerd, herinstallatie, back-up…

 

4. Klaar

Zo, je nieuwe map “Mijn documenten” staat nu op je dataschijf en alles wat je nu aanmaakt in bv Word, Excel, Photoshop, enz., komt automatisch in deze map te staan. Ook je downloads… En als ’t niet zo is kan je het aangeven in de software zelf.

Onderverdeling. Je kan nu in de map “Mijn documenten” meerdere sub-mappen aanmaken bv mijn video’s, mijn muziek, data, foto’s, downloads, enz.
Dit om een beter overzicht te houden over je bestanden. Zo kan je makkelijk iets terugvinden omdat je weet in welke map een bepaald bestand zit. En als je eens iets download moet je nooit zoeken waar dat ding nu eigenlijk staat. Het zit altijd in je map “Mijn documenten”.

 

Tip: Beter direct deze map verplaatsen
Je koopt een nieuwe computer, meestal zijn er al meerdere partities aangemaakt voor het systeem en data… Wat dan vaak niet is gebeurd is het verplaatsen van de map “Mijn documenten”. Controleer dus bij rechtsklik op de map “Mijn documenten” of er C: staat, dat is dan fout!
Verplaats dan de map “Mijn documenten” naar D: (of een andere partitie)

Als bij een nieuwe Pc er nog weinig Documenten zijn, is verplaatsen van de map zo gebeurd. En opdelen van een harde schijf kan beter direct worden gedaan bij in gebruik nemen van de Pc.

Ok, je eigen documenten zijn nu veilig… maar je email en adresboek staan nog op de C schijf. Die kan je dus wel nog verliezen.


5. Outlook gegevens (email) veilig stellen

Je kan je email bestanden best ook op de data schijf plaatsen om dezelfde reden als de map “Mijn documenten”, namelijk je belangrijke mails en adresboek niet te verliezen.

Let op: dit gaat hier enkel over mail met Outlook 2010, dus niet over Live mail of andere mail software.

Wat is een Outlook-gegevensbestand (.PST)?
Een gegevensbestand waarin je berichten en andere items op je computer worden opgeslagen. Je kunt een PST-bestand ook gebruiken als back-up. Ze bevatten je e-mailberichten, agenda's, contactpersonen, taken en notities…
Je gaat je mail gegevensbestanden naar een andere map op je computer verplaatsen. Een reden om bestanden te verplaatsen, is dat je gemakkelijker back-ups kunt maken. Wanneer je Outlook-gegevens archiveert, worden items altijd opgeslagen in PST-bestanden.
Microsoft Outlook maakt dus standaard een bestand PST aan met alles in, op de C schijf. En dat willen we juist niet want de C schijf mag geen eigen data bevatten.

Je kan het Outlook-gegevensbestand (.PST) verplaatsen naar een andere map op je computer. Hiervoor moet je Outlook afsluiten en opnieuw starten.
Zorg ervoor dat alle geopend items eerst worden gesloten of opgeslagen.
1. Sluit Outlook af.
2. Open Windows Verkenner en kopieer het Outlook-gegevensbestand (.PST) naar de nieuwe locatie op je data-schijf of Partitie.
3. Start Outlook opnieuw.

Waar staat dat gegevensbestand .pst?


 

 

 

 

 

 

 

 

 

C:\Gebruikers\inlognaam\ AppData\ Local\Microsoft\Outlook

Nieuwe Mail map aanmaken
Maak een nieuwe map voor je email aan met Totalcommander of Verkenner.
Bv “Mail”. Dit kan in de map “Mijn documenten” op de D of andere data partitie.

 

 

 

 

 

 

 

 

Data kopiëren
Kopieer het PST bestand van je C schijf naar deze nieuwe map op de D schijf.
C:\Gebruikers\inlognaam\AppData\Local\Microsoft\Outlook\ Outlook.pst

Outlook gegevensbestand wijzigen

Nu moet je Outlook laten weten dat je voortaan je mail vanuit de D schijf wil benaderen. Open Outlook (Microsoft Outlook 2010)
Klik op Bestand en klik vervolgens op Accountinstellingen. (zie fig.)


 

Selecteer in het Venster Accountinstellingen het tweede tabblad
Gegevensbestanden”. (zie fig. hieronder)

 

Klik op Toevoegen.

 

 

 

 

 

Browse, navigeer naar je Nieuw aangemaakte map “Mail” op de dataschijf.
Selecteer het PST bestand Outlook (Zie fig.) Dubbelklik of klik OK.

 

Nu staan er twee PST mailmappen in dit venster: een op de C en een op de D: data schijf.
Selecteer het PST bestand op je data schijf en klik op Als Standaard instellen.



 

Er komt een “V” naast je bestand. (zie fig.)  Dan is dit het standaard PST bestand.

Origineel PST bestand verwijderen
Selecteer nu het PST bestand op je C schijf en klik op Verwijderen.
Doe dit pas nadat je het eens getest hebt, door bv een mail naar jezelf te sturen…
Het origineel PST bestand wordt verwijdert nadat Outlook opnieuw is opgestart.
Zo, nu zijn al je mails en adresboeken veilig op de dataschijf opgeslagen en er kan niets meer mee gebeuren. En als je Outlook opent, gaat deze automatisch je PST bestand op de dataschijf openen.

Let op: Test het eerst voor je het originele PST bestand, op de C schijf, verwijdert. Laat ’t desnoods even staan, tot je zeker bent dat het goed werkt.
Maak achteraf een back-up of kopie van het PST bestand op een andere locatie of externe schijf. Het kan inderdaad nooit kwaad een extra kopie van dit PST bestand te hebben. Vroeg of laat kan je het wel eens nodig hebben. Zo ben je nooit je adresboek of belangrijke mails kwijt. Begin maar eens alle mailadressen van vrienden, collega’s en familie terug te zoeken…

Klaar, Alles ok
Zo, nu staan je belangrijke eigen bestanden, dus “Mijn documenten” en je emails op een andere partitie dan je Windows. Vanaf nu kan je gerust een back-up van je systeem terugzetten zonder iets van eigen data te verliezen.
Maak ook af en toe een back-up van je dataschijf… Want deze zal nu wel niet verloren gaan door een virus of systeemcrash, maar de harde schijf zelf kan wel stuk gaan.

Je kan deze data back-up op bv een externe schijf plaatsen, die je dan veilig opbergt. Niet in dezelfde kamer als je computer staat…
Nu kan je op twee oren slapen.

 

6. Gouden Tip voor Outlook: PST bestand stuk ... alles kwijt?

Crasht je computer terwijl Outlook aan staat, dan bestaat de kans dat het PST bestand, dat alle berichten bevat, ‘corrupt’ of stuk raakt.
Start je Outlook daarna op, dan weigert het programma dienst, met een cryptische fout melding. “Kan bestand niet openen”.
Microsoft kent het probleem, en levert het programma Scanpst mee om dergelijke corrupte  PST bestanden te herstellen.

Ga in de Verkenner of Totalcommander naar Program Files, Microsoft Office, Office (versienummer) en dubbelklik dan op Scanpst.exe.

 

Klik op Bladeren om naar het PST bestand te gaan en kies Starten om het te herstellen. Dit kan lang duren, maar meestal lukt het wel. Oef… gelukkig.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Om goed te zijn zou je nu ook nog je Favorieten, dus de opgeslagen links in Internet Explorer of Firefox (Bladwijzers) naar je data schijf moeten kopiëren. Daar kan je gewoon af en toe een kopietje van maken... C:\ gebruikers \gebruikersnaam\Favorites. Voor Firefox is dit in Firefox zelf, alle bladwijzers tonen, Importeren en reservekopie maken (tab bovenaan) Reservekopie maken.
Zo nu kan je altijd zonder zorgen je back-up van de C schijf terugzetten zonder dat je ook maar iets van je eigen data, foto's, teksten, muziek, mails of bestanden verliest...

Doe dit vandaag nog... morgen is het te laat en heb je spijt als haren op je kop dat je 't niet gedaan hebt...

 

michel voor FGPC